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今日限号 3 和 8

工会财务及各项业务 电子信息网络管理制度

发布时间:2017-12-12 17:14:44 浏览次数:3984次

 


为了加强工会财务电子信息、工会相应部门业务活动而形成电子信息及网络系统电子信息的管理,保障财务电子信息网络、工会相关业务活动电子信息等网络系统安全运行,根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机病毒防止管理办法》、《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》,制定本制度。

一、财务电子信息、工会业务电子信息等网络系统岗位设置与权限管理

(一)财务电子信息网络系统和工会相关业务电子信息系统。应加强工会所有电子信息业务方面的网络系统和电子信息的管理,合理设置系统管理、系统维护、软件操作、信息档案管理相关岗位。财务电子信息网络系统及工会业务有关电子信息业务开展的工作人员,必须严格遵守国家相关法律、法规的规定,不可以危害财务及社会信息系统安全。

(二)财务电子信息人员的职责、权限需做到相对独立、相互监督、相互制约。不可以各岗位间相互超越权限操作,记账人员不得对出纳专用的现金、银行模块进行操作,出纳人员也不得进入除现金、银行以外的其他模块进行操作,审核人员不得填制或修改记账凭证等。

(三)工会财务电子信息系统须对操作人员设置身份认证、登录时间及工作站限制、计算机数据操作权限设定。

(四)工会财务电子信息数据记录必须准确、真实。对财务电子信息数据库不可随意更改操作,因客观原因必须对数据库进行调整操作的,须按照财务内部控制原则及业务流程进行,由授权人员实施,但决不可以对数据库结构进行任何修改。

二、工会财务电子信息及网络系统运行维护与使用管理

(一)计算机操作人员必须经工会内部相关操作管理部门授权、经过操作使用培训合格,方可上机操作。

(二)计算机操作人员必须严格按照设定的操作权限及业务行使范围操作,不可以越权操作。操作人员登录后,不可进行与财务电子信息、工会业务相关活动,网络系统无关任何操作。

(三)财务电子信息网络系统及工会业务活动电子信息系统,如涉及资金、物资、收入、成本、项目信息内部资料等部分,在业务流程、操作权限、数据维护、信息管理等方面,必须符合工会内部控制规定的要求。

(四)财务电子信息网络系统及工会业务活动相关电子信息系统发生故障时,应及时由计算机软件维护人员及时到场,分析并排除故障。计算机操作人员不得对计算机硬件和软件进行调试、更改和维修。

 

(五)计算机系统因为故障需要管理人员进行维护、维修时时,应对计算应用系统软件、财务系统数据库、计算机存贮重要资料等信息做好备份工作。

(六)会计核算系统操作人员应按照原始凭证编制记账凭证,不可自修改凭证数据。如发现差错,应按财务操作程序进行更正。计算机系统内保存的数据,任何人不得随意修改。

三、工会财务核算信息电子系统与工会业务电子信息系统操作程序

(一)账务系统要初始化设置。在财务部主管授权下进行设置,设置人员使用权限、会计科目、账本格式、凭证类型和期初余额等项内容的设定。

(二)工会业务电子信息设置,按照工会业务项目特色进行初期建设,设置专人维护、开发、升级、更改信息等工作。

(三)日常账务电子信息及工会业务电子信息处理:

1、记账凭证的编制、审核与保管。

1)应严格按照财务制度规定,对经过审核原始凭证的合法性和正确性后,做到准确无误的记录与操作。

2)记账凭证编号必须连续。打印出的记账凭证需加盖制单人、审核人、记账员和财务负责人名章。

3)记账凭证必须经审核人员审核无误后方打印成纸质形式会计资料,并装订成册有同一部门或统一人员管理。

2.账表打印和结账。

1)现金、银行存款日记账需每月核对无误后打印(与手工账并行),并应与出纳库存现金核对无误。

2)银行余额调节表每月打印一次。

3)科目汇总表、科目余额表、总分类账和明细分类账每月打印一次。

4)在结账前要做好当月各类账务数据和报表数据的备份工作。

5)月末以上工作完成后,经由财务人员进行结账,系统自动生成下月期初余额。

6)年末必须将全部账簿打印输出,按科目顺序编号,装订成册,作为会计档案保存。

3.会计报表

1)月末应根据账簿数据,准确编制或由计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。

2)会计报表和计算表按各核算子系统及管理要求和时间打印输出,经财务部门审核无误后签字盖章方可生效。

3)以软盘和纸介形式的报表,必须保证软盘和纸介报表数据的一致,纸介报表须按规定由工会主任或部门主管签章确认。

四、财务电子信息网络系统数据与工会业务信息电子系统数据备份与电子档案管理

电子信息网络系统档案包括以书面形式或不同介质载体(磁盘、光盘等)贮存的会计凭证、会计账簿、财务报表、电子文件、补充说明、项目合同、经济事项、工作计划等文件资料。按照相关《档案管理办法》规定的保管期限和管理办法进行管理。

(一)财务电子信息网络系统数据和工会业务项目电子信息网络系统数据资料管理

1、计算机内的各项数据及备份文件可作为档案资料打印输出,如各种凭证、账册、报表、文稿、说明、计划等,应按有关制度规定使用、保管。

2、计算机打印输出的各类信息不得进行手工书写或修改,保证各类输出的电子信息清晰、准确、真实、有效。

3、工会电子会计档案存档的凭证、账册、报表,必须经过财务主管人员确认、并有财务部门负责人的签章方可存档保管。

(二)财务电子信息网络系统及工会各项业务电子信息数据备份管理

1、计算机数据应准备三套可重复使用的临时备份介质,每周应对应用系统的数据进行临时双备份,以备发生意外事故时维护使用。

2、各项电子信息数据的正式备份文件,应视同原始档案资料进行管理。所有归档保存的系统文件备份,必须使用不同介质载体定期制作只读备份文件归档管理。

3、数据备份的内容包括:计算机系统运行的财务应用软件、使用日志文件、业务项目策划、完成计划、合同说明、数据库文件、各种会计凭证、会计账册、会计报表文件等其他数据信息文件。

4、电子信息网络系统对使用的应用软件进行升级前,必须对历史数据进行两次以上备份,并经确认备份有效后,方可进行升级。

5、为保证备份数据的安全、真实,备份必须贮存于只读类型载体,标明备份的来源、名称、时间、备份人,交由档案管理人员归档。档案存放地点应在安全、洁净、防热、防潮、防磁的异地场所,妥善保管。

6、加强电子信息档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏电子信息系统数据文件、账册、备份等行为,将按照情节严重程度追究相应责任。

五、电子信息网络系统安全管理

(一)电子信息网络系统的操作人员,必须自觉遵守国家有关政策、法律、法规的规定,不得利用电子信息系统计算机网络从事危害国家利益、集体利益的活动,不得危害计算机网络的安全。

(二)电子信息网络系统原则上专机专用, 非经授权人员不得进入本系统操作。系统专用机不得用于财务、工会业务项目电子信息网络系统以外的其他工作。

(三)在必要情况下对电子信息系统计算机用户密码使用登记制度,操作人员必须使用个人用户密码登录操作,以保证使用安全性。

(五)加强对移动设备的监管,对凡因工作需要携带设备外出或拷贝数据时,必须经部门主管批准。

(六)电子信息网络系统必须安装计算机杀毒软件,定期对系统进行查毒、杀毒,定期对杀毒软件进行升级维护,保留杀毒日志。

(七)对于伪造、涂改、变更、破坏电子信息系统数据文件、账册、备份文件等行为,依照《会计法》、《计算机信息系统安全保护条例》,将根据情节严重程度追究当事人相关责任。

 



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